Reglamento

Reglamento de Colocación de Stands Normas Generales para EL PATROCINADOR Sobre el montaje y la decoración:

Cada stand incluye 2 gafetes, para la presencia dentro del espacio contratado de un máximo de 2 representantes de EL PATROCINADOR. Cada gafete, le dará derecho a los coffee break (am y pm) durante los días del Congreso. Si EL PATROCINADOR desea contar con personas adicionales, deberá cancelar por persona por día $85.00

Al ingresar al salón deberán reportarse con el staff de organización para la ubicación de su stand y su respectiva acreditación.

No se podrá conectar artefactos que sobrepasan la carga de 110 watts, en caso de requerirse mayor voltaje, se deberá comunicar a la empresa organizadora, el voltaje adicional requerido con 10 días de anticipación, cancelando el excedente.

Bajo ninguna circunstancia se permitirá la ejecución de trabajos capaces de causar daños a las instalaciones o el mobiliario del HOTEL.

De previo al inicio de los trabajos de montaje y desmontaje, EL PATROCINADOR deberá probar y acreditar ante el HOTEL, que todas las personas que participan en la ejecución de dichos trabajos, cuentan con el gafete de montaje respectivo.

Se establece que el HOTEL en ningún momento responderá por accidentes laborales sobrevenidos a personas que laboren para EL PATROCINADOR y que participen en la ejecución de los trabajos de montaje y desmontaje.

No se permite clavar, pintar o pegar en las paredes de los salones; ni el uso de helio, o cañones de confeti o cualquier tipo de confeti y sustancias inflamables.

En el evento de utilizarse cristales para el montaje o decoración, éstos deberán ser laminados o temperados.

Si la decoración de un stand comprende la colocación de arreglos florales o plantas, será obligación de EL PATROCINADOR recubrir las bases con protectores que eviten filtraciones hacia las alfombras.

El montaje y la decoración de los stands, deberán satisfacer los requerimientos de armonía estética del evento y del HOTEL.

Las herramientas requeridas para realizar el montaje deberán ser aportadas por cada empresa patrocinadora. La organización no se compromete a suplir este tipo de insumos.

Los organizadores del evento se reservan el derecho de interrumpir trabajos de montajes que no cumplan con las normas anteriormente descritas, así como de seguridad.

De la misma manera se reserva el derecho de admisión y expulsión del personal de montaje, si estos no mantienen un comportamiento adecuado y se rigen bajo las normas internas de los organizadores del evento.

En el caso de colocar audio en el stand, la modulación del volumen se someterá a aprobación por parte de los organizadores, con el fin de no interferir con el resto de stands y actividades paralelas. EL PATROCINADOR, su personal y sus proveedores externos se obligan a acatar en todo momento las indicaciones de la Producción y del Capitán de Montaje.

Todo daño causado a las instalaciones o mobiliario del HOTEL deberá ser reparado por cuenta de EL PATROCINADOR. Queda claramente acordado que compete al HOTEL, exclusivamente, elegir las empresas o personas encargadas de ejecutar las reparaciones.

El HOTEL no autoriza, bajo ninguna circunstancia, el ingreso a sus instalaciones de materiales y productos peligrosos, como, por ejemplo, aunque no exclusivamente: explosivos, armas, cartuchos, ácidos o u otras sustancias nocivas, drogas ilícitas, etc.

El resguardo y cuido de los equipos es responsabilidad de EL PATROCINADOR. El Comité Organizador no se hará responsable por las pérdidas de equipo ni de ningún otro material ó artículo de valor.

Favor comunicar y enterar de estas normas a todo el personal que está involucrado en el diseño, montaje, desarrollo y desmontaje de la exhibición.

Por razones de seguridad y presentación no deje ningún momento solo el stand durante el montaje, el evento o el desmontaje. Los objetos como: Carteras, calculadoras, maletines, computadoras portátiles, teléfonos celulares y otras que sean de uso personal no deberán permanecer a la vista y preferiblemente deberán ser guardados bajo llave.

Regulaciones de pago

Una vez completado y aprobados por la organización el Formulario de Contrato de Stands, se procederá de inmediato con el envío del respectivo recibo de dinero a la Empresa Solicitante. La misma deberá cancelar en un plazo máximo de 30 días posterior a la presentación del mismo. La reserva quedará en firme hasta recibir el comprobante de pago. Treinta días previos al inicio del Congreso, la organización estará en potestad de disponer discrecionalmente de cualquier reserva que no haya sido cancelada en su totalidad.

La cancelación de la reserva del ó los stands por parte de la empresa patrocinadora, hasta 60 días antes de la fecha de inicio del Congreso, tendrá una penalidad de un 50% del total de la categoría de stand seleccionada. Para resolver sus consultas sírvase comunicarse con la Ejecutiva a cargo del Congreso la Sra. Marianella Artavia a los teléfonos 2220-3820, 2220-3823 ó al email martavia@branderscr.com

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Participantes código # D-7231

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aplican restricciones**